KVKK – Çalışan Adayları ve Stajyer Adaylarına İlişkin Aydınlatma Metni

İBN HALDUN ÜNİVERSİTESİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

PERSONEL ADAYLARINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Sayın Aday; T.C. İbn Haldun Üniversitesi (“Üniversite”) Ailesine katılmak adına tarafımıza başvuruda bulunmaktasınız. Başvurunuzun değerlendirilmesi ve uygun pozisyona yönlendirilmesi amacıyla sizlerin birtakım kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Kişisel verilerinizin işlenme süreçleri ile ilgili olarak sizleri bilgilendirmek adına bu aydınlatma metnini hazırladık. Bizlere ilettiğiniz kişisel verilerinizi her koşulda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel haliyle, işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir şekilde belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemekteyiz. Tarafımıza ilettiğiniz bilgileriniz; başvurunuzun olumlu sonuçlanması durumunda oluşturulacak özlük dosyanızda tutulacaktır. Başvurunuzun olumsuz sonuçlanması durumunda ise başvuru tarihinden itibaren üç yıl süre ile sonradan açılacak uygun pozisyonlarda değerlendirilmeniz, isteklilerin profillerini çıkarılması, iş ve istihdam bilgileri ve ihtiyacı konusunda araştırma yapılması amacıyla saklanacaktır.

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında Üniversitemiz veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

İnternet Adresi : www.ibnhaldun.edu.tr

Telefon Numarası : 0212 692 0212

E-Posta Adresi : info@ihu.edu.tr

Adres : Başak Mh. Ordu Cd. F-05 Blok No:3 34480 Başakşehir/İstanbul

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?

Veri Kategorizasyonu	Açıklama
Kimlik Bilgisi	Ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, medeni durum, uyruk, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti,
Ehliyet Bilgisi	Ehliyet sınıfı, ehliyet numarası, sürücü belgesi sureti.
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, adaya ulaşılamadığında aranılacak kişinin iletişim bilgisi.
Fiziksel Mekan Güvenliği	Adayların giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları.
Eğitim Bilgisi	Öğrenim durumu, öğrenim görünen yerlerin ismi, dönem bilgisi, mezuniyet ortalaması, yabancı dil bilgisi, eğitim ve beceriler, özel kurslar, katılınan seminer ve kurslar, sertifika bilgileri, bilgisayar bilgisi,
İş Deneyimi Bilgisi	Toplam tecrübe, çalışma durumu ve unvanı, iş deneyimleri (çalışılan yerler, çalışılan dönemler, iş tanımı), yayınlanan kitap/dergi/makale vb. doküman isimleri, çeviriler, tebliğler, diğer yayınlar üye olunan profesyonel kuruluşlar, akademik unvanlar, akademik unvanların alınış tarihleri, yönetilen yüksek lisans ve doktora tezleri bilgisi, projeleri, idari görevleri, bilimsel ve mesleki kuruluşlara üyelikler, alınan ödül bilgileri, son iki yılda verilen lisans ve lisansüstü düzeydeki dersler.
İşlem Güvenliği	IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri.
Görsel ve İşitsel Bilgi	Bina, tesis ve merkezlerimizin ziyaret edilme esnasında CCTV ile kaydedilen ve görüntü bilgisi özgeçmişlerde/aday başvuru formunda yer alan fotoğraf bilgisi.
Finansal Bilgi	Önceki çalışılan şirkette/kurumda alınan ve beklenen maaş/ücret bilgisi.
Sendika/Vakıf/Dernek Üyeliği	Sendika, vakıf ve dernek üyeliği bilgileri.
Sağlık Bilgileri	İşe uygunluğun değerlendirilmesi amacıyla gerekli sağlık bilgileri, engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, sağlık raporu, kişisel sağlık bilgileri, doğum belgesi, kullanılan cihaz ve protez bilgileri.
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri	Adam çalıştıranın sorumluluğu ve eski hükümlüyü çalıştırma zorunluluğu kapsamında istenilen ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, adli sicil kaydı bilgisi.
İşlem Güvenliği	IP adresi, internet sitesi ve işlem kayıtları, log kayıtları, port bilgileri, ses kayıtları.
Özgeçmiş Bilgisi	Özgeçmiş içerisinde Üniversitemize ilettiğiniz bilgiler.
Diğer Bilgiler	Ikametgah belgesi, referanslar, hobiler, askerlik durum bilgisi, kütük bilgileri, nüfus kayıt örneği.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli kişisel veridir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE VE HANGİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ?

Adaylara ait kişisel veriler; Üniversitemiz ile Aday arasında kurulması hedeflenen hukuki ilişki çerçevesinde iş ve istihdam hizmet sözleşmesinin kurulması, Üniversitemizin hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimizin korunması sebepleriyle Adayın başvurduğu pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi kapsamında; aşağıda bulunan kanallar aracılığıyla toplanmaktadır:

Üniversitemize elden yapılan başvurular
Üniversitemize internet ortamından yapılan başvurular
Yüz yüze yaptığımız görüşmeler ve mülakatlar
İş ve çözüm ortaklarımız aracılığıyla gelen başvurular, formlar, bilgilendirmeler
Yüksek Öğretim Kurumu
Referans olarak iletişim bilgileri iletilen kişiler
İnsan Kaynakları desteği aldığımız firmalar
Üniversitemize binası ve tesisleri içerisinde CCTV ile ses ve görüntü kaydı alan cihazlar
İnternet ortamında kullandığımız çerezler ve log kayıtları
Çağrı merkezimize yapılan başvurular
Sosyal medya araçlar
Yazılı, sözlü veya elektronik elektronik ortamlarda yapılan görüşmeler

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLA İŞLEMEKTEYİZ?

Adaylara ait kişisel veriler Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak; Adayın başvurduğu pozisyona ve Üniversite Politikalarına uygunluğunun değerlendirilmesi, Üniversite ile Aday arasında iş sözleşmesinin kurulması ve istihdamın sağlanması için gerekli olması nedeniyle aşağıda yer alan amaçlarla işlenmektedir:

Çalışan Adayı / Stajyer / Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / Aday araştırma faaliyetlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILIYOR?

İşlediğimiz kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dahilinde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinin belirlediği koşullar çerçevesinde;

İlgili mevzuat hükümlerine göre hizmetlerimizin ve faaliyetlerimizin denetimi amacıyla Yüksek Öğretim Kurumu başta olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına,
İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarına,
Sınav sonuçlarının ilgililere bildirilmesi amacıyla internet sitesinde diğer internet sitesi kullanıcılarına,
Kullandığımız işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla, yurtiçi ve yurt dışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
Güvenlik, teknoloji ve bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin yurtiçi ve yurtdışında kurulu bu hizmetleri veren kurum/kuruluşlara,
Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla, İş sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastanelere ve sağlık kuruluşlarına,
Tamir, bakım, onarım ve servis hizmetleri yürüten çözüm ortağı şirketlere, tedarikçilerimize ve bu alanda faaliyet gösteren firmalara,
Üniversitemizin güvenliğinin sağlanması amacıyla güvenlik şirketlerine,
Pazarlama stratejilerinin oluşturulması, yeni iş alanlarının geliştirilmesi, kalite standartlarımızın yükseltilmesi, maliyetlerin düşürülmesi amacıyla, mali, ticari ve finans, yönetim ve insan kaynakları konularında uzman danışmanlık firmalarına,
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı organlarına aktarabilmekteyiz.
Yürütülen soruşturma ve yapılan idari ve yasal işlemlerle ilgili olarak Denetleyici ve düzenleyici kamu kurum ve kuruluşlarına, otoritelere, güvenlik ve istihbarat kurumlarına, adli makamlara ve emniyet teşkilatına,
Adayın başvurulan pozisyona yatkınlığının tespiti amacıyla referans olarak gösterilen kişilere,
Üniversitemizin kullandığı işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
Bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin depolanması ve entegrasyonunun sağlanması amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu bulut hizmeti veren şirket, kurum ve kuruluşlara.

6698 SAYILI KANUN KAPSAMINDA HAKLARINIZ NELERDİR?

Üniversitemiz ile özgeçmişini paylaşmış Adaylarımız, Üniversitemize noter aracılığıyla gönderecekleri ihtarname ile veya Üniversite merkezimize kimlik ibrazında bulunarak şahsen başvuru yöntemiyle;

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen hakların kullanılacağı iletişim başvuru kanallarımız ve yöntem, internet sitemizde veri sorumlusuna başvuru formunda ayrıntılarıyla düzenlenmiştir. Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Üniversitemize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

Genel aydınlatma metnimize www.ibnhaldun.edu.tr internet adresimizden ulaşabilirsiniz.

Siz değerli adaylarımızın bilgilerine sunarız. Sizleri aramızda görmek dileğiyle.

KVKK – Açık Rıza Formu